Steuern mindern mit Weihnachtsgeschenken

Steuern Alle Jahre wieder stellt sich für Unternehmer(innen) die Frage, wie man Geschenke für Kunden und Mitarbeiter steuerlich absetzen kann. Zu unterscheiden ist, wer Geschenkempfänger ist, da für Mitarbeiter und Kunden unterschiedliche Regelungen gelten.

Mitarbeiter

Für die Mitarbeiter sind Zuwendungen bzw. Geschenke grundsätzlich ein sogenannter Sachbezug, den der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält. Das heißt, sie müssen versteuert werden. Allerdings gibt es Ausnahmen: Dazu zählen geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen. Sie sind coronabedingt lohnsteuerfrei bis maximal 365 Euro pro Mitarbeiter. Weitere Sachgeschenke aus anderem Anlass (z.B. Ostern, Betriebsausflug) sind mit zu berücksichtigen, Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläum hingegen nicht.

Vorsicht: Autobahnvignette

Allerdings gilt das nur für Sachzuwendungen. Geldzuwendungen sind immer steuerpflichtig. Zu den Sachzuwendungen gehören auch Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. Goldmünzen bzw. Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, werden als Sachzuwendung anerkannt. Entgegen einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenates gelten nach Meinung des Finanzministeriums auch Autobahnvignetten als Sachzuwendung.

Für alle Mitarbeiter

Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung eines Mitarbeiters darstellen
(z. B. wegen guter Arbeitsleistung, aus Anlass des Geburtstages, der Eheschließung etc.). Es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter aus bestimmten Anlässen (z. B. Weihnachten, Firmenjubiläum, Betriebsausflug etc.) handeln.

Die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) ist für die Steuerfreiheit der Sachzuwendung nicht erforderlich. Wird eine solche abgehalten, wird der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass der geldwerte Vorteil aus der kostenlosen Teilnahme
(z. B. für Verpflegung, Teilnahme an Unterhaltungsdarbietungen, Reisen etc.) bis zu 365 Euro pro Mitarbeiter im Jahr steuerfrei ist. Geldwerte Vorteile, die bei anderen Betriebsveranstaltungen (auch bei Firmen- und Dienstjubiläen) gewährt wurden, sind mitzurechnen.

Für Unternehmer

Die Geschenke können als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) geltend gemacht werden.

Umsatzsteuer

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten. Voraussetzung für die Umsatzsteuerpflicht ist, dass für das Geschenk ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.

Kundengeschenke

Weihnachtsgeschenke für Kunden und Geschäftspartner sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den sogenannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“. Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Beispielsweise bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen oder Wein etc. ist dies dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder Logo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt. Auch Kundengeschenke unterliegen der Umsatzsteuer, unter der Voraussetzung, dass für sie ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausgenommen sind Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Ein geringer Wert ist bis 40 Euro (ohne Umsatzsteuer) anzunehmen, wobei die an einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger wie Kugelschreiber sind vernachlässigbar und sind nicht in die 40-Euro-Grenze mit einzurechnen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „echte“ Weihnachtsgeschenke weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von 40 Euro überschritten wird.