Die Urkundensammlung

In das bei den Bezirksgerichten geführte Grundbuch werden alle Grundstücke und die an ihnen bestehenden Rechte eingetragen. Auch sogenannte dingliche Rechte wie Wohnungseigentum, Pfandrecht, Baurecht oder Dienstbarkeiten sind dort verzeichnet. Einer der Bestandteile des Grundbuchs ist die Urkundensammlung. Grundbuchseintragungen können nur aufgrund von Urkunden erfolgen. Diese Urkunden wie zum Beispiel der Kaufvertrag beim Erwerb des Grundeigentums durch Kauf oder Tausch wurden bis zur elektronischen Umstellung in der Reihenfolge ihrer Tagebuchzahl (TZ) jahrgangsweise geordnet, zu Bänden gebunden und bei dem Bezirksgericht oder bei dem jeweiligen Landesarchiv verwahrt, das die Grundbuchseintragung durchgeführt hat. Solche Urkunden können nur bei diesem Bezirksgericht (oder, sollten die Urkunden schon an das Landesarchiv abgegeben worden sind, bei diesem) eingesehen werden.

Digital abrufbar

Seit etwa dem Jahr 2006 werden die Urkunden im elektronischen Urkundenarchiv der Justiz gespeichert. Die Einsicht in solche Urkunden erfolgt wie die Einsicht in das Hauptbuch. Ab wann bei den einzelnen Gerichten die Urkundensammlung elektronisch geführt wird, also der konkrete Umstellungszeitpunkt, ist aus der Ediktsdatei unter Kundmachungen der Justiz zu ersehen. Seit 1. Mai 2012 müssen Urkunden, speziell die im elektronischen Wege übermittelten Urkunden, einwandfrei lesbar und damit zur Aufnahme in die Urkundendatenbank geeignet sein.