Nur 148 Mails checken

EFFIZIENZ. (VN-dh) Der größte Produktivitätsfresser für Führungskräfte sind unzureichend vorbereitete Meetings und wenig Selbstdisziplin im Umgang mit Informationen. Davon zeigt sich der ehemalige Harvard-Dozent und Vorsitzender des MFS Investment Management Robert C. Pozen überzeugt. Statt bei jedem Blinken die eigene Inbox zu checken, sollten sich Führungskräfte bewusst dazu disziplinieren, E-Mails nur zu vorher festgelegten Zeiten zu bearbeiten.

Ähnliches gelte für Meetings: Was ein Team nicht in 90 Minuten besprechen könne, gehöre dort nicht auf die Tagesordnung. Wenn das nicht geschieht, sind E-Mails und Meetings die größten Produktivitätsfallen. „Sie nehmen unfassbar viel Zeit in Anspruch, und diese Zeit ist meistens nicht sonderlich gut investiert“, erklärte der Amerikaner in einem Interview mit dem „Harvard Business Manager“. In seinem in englischer Sprache erschienenen Buch „Extreme Productivity“ empfiehlt er, nach dem „Ohio“-Prinzip vorzugehen. „Ohio“ steht dabei als Akronym für „Only handle in once“. Zu gut deutsch: Mit jedem E-Mail sollte man sich nur einmal beschäftigen und unmittelbar entscheiden, wie man mit der eingehenden Post vorgeht. „Die wichtigen beantworten Sie am besten sofort und verschieben sie ja nicht in einen Speicherordner, denn dann wird noch mehr Zeit draufgehen, um sie wiederzufinden“, lautet Pozens Credo.

Eine in Amerika durchgeführte Studie scheint dem Autor recht zu geben. Denn demnach erhalten Führungskräfte – in großen Unternehmen – 30.000 E-Mails pro Jahr. Hochgerechnet auf durchschnittliche 220 Arbeitstage entspricht das 136 Mails täglich. Da kommt einem sofort der Hit von Tim Bendzko in den Sinn. „Muss nur noch kurz die Welt retten . . . 148 Mails checken.“ Acht Arbeitsstunden pro Woche – also ein ganzer Tag – ginge für das Schreiben und Beantworten von E-Mails drauf, haben die Studienautoren ermittelt – die Hälfte davon unnötigerweise. Zum Vergleich: In den Siebzigerjahren hätten Führungskräfte etwa tausend Anfragen pro Jahr bekommen.

Das gleiche gilt für Meetings. Bis zu 21 Stunden pro Woche verbringen Führungskräfte in Sitzungen. Acht davon wären obsolet. Viele Meetings fänden nur aus reiner Gewohnheit statt. „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, resümiert Imeyen Ebong, einer der Studienautoren. Die Berater empfehlen, für jedes Projekt Zeitbudgets festzulegen und diese so konsequent zu managen wie Finanz­etats. Wie das geht erklärt Harvard-Professor Robert C. Pozen. „Es kommt auf die richtige Vorbereitung an. Das heißt, dass alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin informiert werden und alle Unterlagen erhalten.“ Beim Meeting selbst solle dann die Person, die für die Organisation zuständig war und das Thema präsentiert, nur zehn bis 15 Minuten sprechen.