Warum ihr Unternehmen bald eine Anlaufstelle für Whistleblower braucht

Dornbirn Bis zum 17.12.2023 braucht jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle, jene mit mehr als 250 Mitarbeitern sogar bis zum 25.8.2023. Diese muss anonym, einfach zugänglich, vertraulich, weisungsfrei und in der Lage sein, dem Melder Rückmeldungen zu geben. Und hier fangen die Herausforderungen an.

Denn jene Unternehmer, die sich nun wie bisher mit einem Briefkasten neben dem Geschäftsführerbüro begnügen wollen, könnten in Probleme laufen. “Die Anonymität wäre nicht gewährleistet, wenn man sich fragen kann, was etwa ein Mitarbeiter aus der Produktion so weit weg von seinem Arbeitsplatz macht”, zeigt Rechtsanwältin Nuschine Messner von TWP in Dornbirn ein Problem auf. Und dieser müsste neben Mitarbeitern auch für ehemalige Beschäftigte und Lieferanten ebenso zugänglich sein. “Die Sicherstellung von Anonymität stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen”, betont ihr Kollege Viktor Thurnher. Und die Möglichkeit der Rückmeldung an den unbekannten Hinweisgeber wäre ebenfalls nicht gegeben. Dabei drohen bei der Behinderung eines Hinweisgebers Strafen für das Unternehmen. Eine Gefahr, die vielen Unternehmen ebenso wenig bewusst ist wie, dass es das Hinweisgeberinnenschutzgesetz überhaupt gibt.

Hinzu kommt der Passus, dass die bearbeitende Person weisungsfrei arbeiten muss. Weiters muss innerhalb von sieben Tagen zumindest der Erhalt dem Hinweisgeber bestätigt werden und nach drei Monaten auch inhaltlich eine Antwort vorgelegt werden. Faktisch für viele Unternehmen kaum stemmbar.

Die Dornbirner Anwaltskanzlei, die mit Christian Wirthensohn ein auf den Datenschutz spezialisierten Anwalt hat, wurde auf die Herausforderung bewusst und entwickelte eine digitale Lösung, die von der Kanzlei aufgesetzt und betreut wird. Dieses kann auf die Firmenbedürfnisse angepasst werden, sichert Anonymität und Vertraulichkeit und erlaubt dem Meldesteller dennoch, Rückmeldungen abrufen zu können. Die Vorteile liegen für die TWP auf der Hand: Durch das Outsourcen stellt man die Weisungsfreiheit und Anonymität sicher, die rechtliche Expertise garantiere die Einhaltung aller Fristen und das notwendige Risikomanagement.

Diese ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die sich den Unternehmen bietet. Doch Wirthensohn warnt, die Meldestelle zu unterschätzen. “Die Empfehlung kann nur sein, dies ernst zu nehmen”, betont der Anwalt. “Alles andere wäre fahrlässig.” Denn wenn die Mitarbeiter an die interne Meldestelle vertrauen, werden sie sich eher zuerst an diese wenden, bevor sie sich an die Behörden mit ihren Bedenken wenden. Das Unternehmen bekommt so die Möglichkeit, schnell zu handeln. “Stellen wir uns vor, ein Mitarbeiter bekommt mit, dass sich Vertreter von sich aus absprechen”, bringt Thurnher ein Szenario, das kartellrechtlich gewaltige Auswirkungen hätte. “Wenn man davon erfährt, muss sofort Feuer am Dach sein.” Und ohne Meldestelle erfährt man im schlimmsten Fall erst durch die Anzeige von den ungewollten Absprachen und dem drohenden Reputationsverlust.