Papier ist geduldig

Effizienz. (VN-dh) Seit mehr als 30 Jahren wird die Idee vom papierlosen Büro diskutiert. Realisiert ist sie bis heute nicht. Warum braucht es in Zeiten digitaler Technik immer noch Aktenberge, Papierrechnungen oder Anleitungen auf Papier? Dafür gibt es gleich mehrere Gründe. Gleich vorweg: Wichtige Dokumente wie Verträge und Urkunden wird es noch sehr lange in Papierform geben, schon allein, weil es noch keine rechtsverbindliche digitale Signatur gibt, die eine Unterschrift ersetzen kann. Zudem ist Papier für viele noch immer das Standardarbeitsmaterial. Beispielsweise in Schulen: Kinder lernen schreiben erwiesenermaßen am besten auf Papier. Die schnelle handschriftliche Mitschrift ist auch im Studium, im Journalismus und in Justiz und Verwaltung kaum komplett durch digitale Technik zu ersetzen, auch wenn immer häufiger elektronische Hilfsmittel zum Einsatz kommen.

Papier macht kreativ

Weiters hat das Arbeiten mit Papier nach wie vor große Vorzüge: Den britischen Wissenschaftlern Abigail Sellen und Richard Harper zufolge stärkt die Bewegung der Hände im Zusammenspiel mit dem Papier die Leistungsfähigkeit. Wir können uns besser konzentrieren. Wer beispielsweise bei einem Brainstorming eine Idee verwirft und einfach ein Stück Papier zerknüllt oder zerreißt, entwickelt stärkere Emotionen als beim bloßen Löschen eines Dokuments auf dem Computer. Das Wegwerfen befreit, macht den Weg frei für einen neuen Versuch und erhöht so die Kreativität. Fraglich ist jedoch, ob es nicht eine Frage der Gewohnheit, ist und sich mit einiger Übung nicht ebensolche Ergebnisse auch am Rechner erzielen lassen. Die Forscher kommen dennoch zum Schluss, dass Papier als Arbeitsmittel nicht verschwinden wird.

Nur das Nötigste drucken

Zwar ergab eine Studie, dass elektronische Kommunikation den Papierkonsum eines Unternehmens immerhin um durchschnittlich 40 Prozent reduziert hat. Dennoch kann sich nur jeder Vierte der Befragten vorstellen, komplett ohne Papier auszukommen. Möglichkeiten zum Sparen gibt es dennoch: beispielsweise indem recyceltes Papier verwendet wird. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter außerdem dazu anhalten, wirklich nur das Nötigste auszudrucken und Folien, Ordner und Ablagemappen mehrfach zu benutzen. In wenigen Minuten lassen sich alle Firmenrechner und Drucker so einstellen, dass Seiten doppelt oder mehrere Seiten auf ein Blatt gedruckt werden.

Eine Agenda muss nicht ausgedruckt werden, ein elektronischer Planer reicht oft aus. Und wer ganz auf Faxe verzichtet und Dokumente stattdessen scannt und per E-Mail versendet, spart ebenfalls Papier. Außerdem kann man Kunden und Lieferanten darum bitten, weniger Papier zu verbrauchen. Integriert in andere Umweltschutzmaßnahmen können Unternehmen das nutzen, um ihr Image nach außen zu verbessern.